Wie Wein Wolf mit No Code / Low Code von Synesty E-Commerce, PIM und DAM automatisiert

Die Basis für eine großartige Customer Experience bilden perfekt organisierte Produktinformationen sowie eine überzeugende Product Experience. Mit steigender Anzahl der Produkte müssen wiederum externe Systeme zur Unterstützung eingebunden werden. Nun liegt es daran, diese auch noch richtig miteinander kommunizieren zu lassen, sodass die Prozesse fehlerfrei, zeitsparend und automatisiert ablaufen können. Zur Realisierung dieser Anbindungen nutzt der Großhändler für exklusive und internationale Weine, Spirituosen und Champagner Synesty und spart damit am Ende wertvolle Zeit. Im Rahmen dieser Case Study wurde auf Basis eines Interviews mit Ramin Movahed, Product Owner für E-Commerce und PIM bei Wein Wolf, untersucht, inwieweit die Middleware zum Anbinden und Automatisieren von Synesty einen Erfolgsfaktor für Wein Wolf darstellt.

Die Herausforderung

Die Verknüpfung von Systemen, die eigentlich keine Verbindung zueinander haben

Als Großhändler hat Wein Wolf regelmäßig mit großen Mengen an Produktinformationen zu tun: Hunderte Artikelnummern, jede mit unzähligen Attributen und Bildern. Nun kommt dazu, dass sich das Sortiment schnell ändern kann. Neue Informationen von den Produzenten ankommen und Produktinformationen an Kunden und Händler weitergegeben werden, die stets aktuell sein müssen. Die Auslieferung der Produktdaten wird über das PIM Akeneo abgebildet. Zur Unterstützung unternehmensführender Prozesse wird darüber hinaus das ERP System SAP verwendet. Gleichzeitig hat sich Wein Wolf der Herausforderung gestellt, einen eigenen Onlineshop mit Shopware 6 zu implementieren. In Summe sind das also drei komplexe Systeme, die dafür verantwortlich sind, dass nachher die richtigen Produktdaten, Preise und Bestände im Onlineshop sowie bei den Käufern und Händlern landen.

Damit steht Wein Wolf zu Beginn der Reise mit Synesty vor drei wesentlichen Herausforderungen, die über den Erfolg des Unternehmens entscheiden:

• Informationen kommen rein, die vollständig sein müssen
• Informationen gehen raus, die aktuell sein müssen
• Strukturen müssen geschaffen werden, wodurch die Kernsysteme so miteinander verknüpft werden, dass eine Kommunikation untereinander möglich und erfolgreich ist

Insbesondere letzteres stellt das Unternehmen vor eine große Herausforderung. Die einzelnen Systeme sind unterschiedlich aufgebaut, arbeiten mit verschiedenen Programmiersprachen und haben jeweils andere Schnittstellen. Das zu verstehen und das Wissen in Strukturen umzuwandeln, die für Wein Wolf brauchbar sind, war die schwierigste Hürde.

Sie stehen ebenfalls vor der Herausforderung, eine Verbindung zwischen mehreren Systemen herzustellen, die unterschiedlich ticken? Dann kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam die für Sie perfekte Lösung zur Anbindung Ihrer Systeme mit Synesty.

Die Lösung

API Verbindungen mit Synesty schaffen

Je mehr externe Systeme an dem Unternehmenserfolg beteiligt sind, desto komplexer wird das Management dieser. Während an der einen Stelle Informationen ausgeliefert werden, müssen an der anderen Stelle genau diese eingegeben werden. Die Kommunikation der einzelnen Systeme untereinander wird mit Hilfe von Schnittstellen (APIs) ermöglicht. Dieser APIs sind sozusagen die Zugangspunkte zu den Systemen, um Daten hinein oder heraus zu bekommen. Synesty wiederum kann die einzelnen APIs miteinander verbinden und den Datentransfer untereinander automatisieren.

Synesty ist unsere Cloud-Middleware, wenn es um API Management geht!

Wein Wolf nutzt Synesty als sog. Middleware, um sämtliche Verbindungen und Informationen aus Akeneo herauszubekommen. Dies wird über die Akeneo API sichergestellt und eben nicht über das jeweilige User Interface. Anschließend können diese Daten an weitere Systeme weitergeleitet werden.

Synesty liefert eine Testumgebung für ein erfolgreiches API Management

Um erfolgreiche API Verbindungen zu schaffen, muss man sich im ersten Schritt anschauen, wie die einzelnen Systeme arbeiten. Die Erstellung serviceorientierter Architekturen erfordert ein exaktes Verständnis zu den einzelnen Bauteilen und ihren Fähigkeiten.

Mit dem Staging Workspace (der sog. Sandbox) ermöglicht Synesty eine Testumgebung, innerhalb welcher unter anderem die einzelnen Systeme getestet werden können. Ramin Movahed von Wein Wolf hat dazu unter anderem mit dem APICall Step von Synesty gearbeitet. Mit Hilfe dessen war schnell ersichtlich, was von den einzelnen Systemen genau geliefert wird.

Auch die fertigen Flows konnten in dem Staging Workspace auf Plausibilität getestet werden. Mögliche Fehler innerhalb der Flows werden dann im Ereignis-Log von Synesty angezeigt. Sobald der Test durch Ramin Movahed erfolgreich abgeschlossen ist, können die erstellten Inhalte von Staging Workspace einen weiteren Workspace kopiert beziehungsweise verschoben werden, um diesen produktiv zu nutzen.

Mit Hilfe von Visualisierungen die Kommunikation im Team erleichtern

Mit Synesty erstellt und testet man Prozesse visuell. Die Darstellung ist an sogenannte Flow-Charts oder Ablaufdiagramme angelehnt. Dies ermöglicht Ramin Movahed in der Rolle des Entwicklers ein klares Aufzeigen der Prozesse.

Mit Hilfe von Boxen und Pfeilen können im ersten Schritt die einzelnen Step Gruppen (Prozessketten) verknüpft werden. Diese Darstellung veranschaulicht komplexe Prozesse und Ideen und vereinfacht darüber hinaus die Kommunikation im Team. Nicht-technisch-affine Personen entwickeln dank der Visualisierung ein besseres Verständnis für unternehmensinterne Prozesse und vereinfachen die Kommunikation untereinander.

Die Ergebnisse

Schnelleres Verständnis für Systeme und deren API-Design

Das über den Staging Workspace generierte Verständnis zu den einzelnen Systemen erleichtert das anschließende Aufsetzen von Prozessen bzw. Flows. Somit konnte Wein Wolf die Hürde bei der Erstellung solcher Prozesse schneller nehmen und leichter ein Verständnis für die einzelnen Systeme und deren API-Design aufbauen. Die Visualisierungsmöglichkeiten in Synesty tragen ebenfalls für ein schnelleres Verständnis von möglichen Prozessen bei, auch bei nicht-technisch-affine Personen. Somit hat Synesty auch zu einer verbesserten Kommunikation innerhalb des Teams gesorgt.

Die Tatsache, dass es ein System in der Mitte gibt, was zwei unterschiedliche Systeme miteinander verbinden und verstehen kann, ist einfach klasse.

Die Arbeit auf zwei verschiedenen Workspaces (Staging Workspace & Productive Workspace) erleichtert Ramin Movahed den Aufbau und die Pflege der Prozesse. Während innerhalb des Staging Workspaces getestet werden kann, ohne funktionierende Flows zu berühren, sind eben diese aktiven Flows im Productive Workspace geschützt.

Verbesserung des Arbeitsalltags durch die Verheiratung unterschiedlicher Systeme

Das Verständnis für unterschiedliche Technologien sowie deren mögliche Zusammenarbeit ist die Grundvoraussetzung für die tatsächliche Verheiratung dieser.

Mit Hilfe von Synesty haben wir zwei Systeme miteinander verbunden, die im Grunde überhaupt nichts miteinander zu tun haben.

Die Prozessmodellierung, die mit Synesty möglich ist, ist die größte Verbesserung, die Wein Wolf im Arbeitsalltag verzeichnen kann. Bereits kleinste Tätigkeiten, die das Unternehmen in der Summe jedoch eine Menge an Zeit kosten, können mit Synesty optimiert werden. So wurde innerhalb von einer Stunde ein Prozess geschaffen, welcher die Verarbeitung der Rechnungen eines Paketzustellers automatisiert. Die Rechnungen müssen nicht mehr manuell vom FTP Server heruntergeladen werden, sondern werden regelmäßig per E-Mail an die entsprechenden Verantwortlichen gesendet.

Diese Optimierung gelingt vor allem aus einem Grund so gut: Ramin Movahed sieht den Bedarf im Team und kann diesen selbst innerhalb kürzester Zeit umsetzen. Die Nutzung von Synesty ist einfach und die Notwendigkeit, 1000 Zeilen Code mit mehreren Entwicklern zu schreiben, besteht nicht. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und den vorgefertigten Flows und Schnittstellen ist Ramin Movahed alleine in der Lage, die Prozesse für Wein Wolf als Experte im Team zu modellieren.

Besseres Management der Produktdaten

Als Ergebnis der Nutzung von Synesty steht am Ende des Prozesses das optimierte Produktdatenmanagement sowie die verbesserte Qualität der Daten. Als Großhändler ist es für Wein Wolf essentiell, auf vollständige und aktuelle Daten zu den Produkten zurückgreifen zu können. Dazu zählen beispielsweise die Rebsorte oder die Zusammensetzung dieser, der Ort der Reifung des Weins, die Restsüße, der Alkoholgehalt und vieles mehr. Diese Daten sind für den weiteren Verkauf an die Kunden notwendig. Mit Synesty konnte die Abfrage dieser Daten bei den Winzern automatisiert werden, was den Datensatz sowie das Management der Fülle an Datensätzen perfektionierte.

Falsch oder unvollständig ausgefüllte Excelsheets gehören nun der Vergangenheit an. Heute stellte Synesty eine Verbindung zwischen dem PIM von Wein Wolf und dem Wein- und Getränke-Informationsnetzwerk der Firma Euvino her. Euvino hat es sich zur Aufgabe gemacht, weltweit Produktdaten aus der Wein- und Getränkebranche einzusammeln. Wein Wolf kann diese nun durch die digitale Anbindung nutzen. Somit entstehen die Artikel im ERP, der leere Artikelstamm wird an das PIM übersendet und der Produktmanager ist nun dafür verantwortlich, den Artikel mit Produktdaten zu füllen. Dies ist manuell möglich oder eben über eine automatisierte Abfrage aus dem Wein- und Getränke- Informationsnetzwerk. Im zweiten Fall fragt Synesty in Form eines API Calls die Produktdaten beim Winzer selbst über das Netzwerk ab. Dieser übermittelt die gewünschten Daten nun an das Netzwerk. Synesty ruft in dieser Zeit alle 30 Minuten automatisch ab, ob es in Akeneo neue Daten für diesen Artikel aus dem Netzwerk gibt. Ist die Abfrage erfolgreich, werden die Produktdaten mit dem Mapper modelliert, sodass sie wiederum mit dem PIM System von Wein Wolf matchen.

Das Fazit von Wein Wolf

Synesty ermöglicht Wein Wolf, eine komplexe IT Struktur aufzubauen, ohne über Programmierkenntnisse zu verfügen. Das Programmieren von Schnittstellen fällt für den Nutzer komplett weg. Stattdessen lassen sich durch vorgefertigte Add-Ons sowie mögliche Freemaker-Anweisungen maßgeschneiderte Lösungen ohne Expertenwissen errichten.

Synesty baut auf meinem technischen Wissen als Wirtschaftsinformatiker auf und erleichtert mir die Umsetzung von Prozessen. [...] Das Handbuch von Synesty ist mega gut ausformuliert. Wenn ich doch mal hängen geblieben bin, habe ich dann das Forum benutzt. Falls es doch dann auch wieder zu komplex wurde, hatte ich immer noch die Möglichkeit ein Ticket zu schreiben und Synesty hat sich dann schnell darum gekümmert.

Die Zeitersparnis beim Aufbau der Strukturen zum automatisierten Datentransfer mit Hilfe von Testumgebungen war für Wein Wolf wesentlich. Auf Basis dieser Strukturen können auch darüber hinaus manuelle Prozesse zur Überprüfung von fehlerhaften Produkt Datensätzen eingestampft und wertvolle Zeit gespart werden. Dazu kommt, dass die Möglichkeit der Visualisierung von komplexen Ideen von Prozessen die interne Kommunikation vereinfacht und für mehr Verständnis im gesamten Team sorgt. Gleichzeitig gibt es eine Steigerung innerhalb der Qualität der erforderlichen Produktdaten für den Großhändler.

Informieren Sie sich über die vorgefertigten Add-Ons zum Verbinden externer Systeme und schaffen Sie auch in Ihrem Unternehmen wertvolle Synergien. Hier entlang zu den Add-Ons: https://synesty.com/de/pricing/

Video: Wie die Wein Wolf GmbH ihre komplexe Systemlandschaft mit Synesty automatisiert

Im Rahmen des Syncday 2023 durften wir einen fesselnden Vortrag von Ramin Movahed, dem Product Owner der Wein Wolf GmbH, aufzeichnen. In diesem Video präsentiert er eindrucksvoll, wie das Unternehmen unsere Software nutzt, um ihre komplexe Systemlandschaft schrittweise zu automatisieren.

Zum Videobeitrag

Über Wein Wolf

Die Wein Wolf GmbH ist Distributor und Großhändler für exklusive und internationale Weine, Spirituosen und Champagner im B2B Sektor. Mit 40 Jahren Markterfahrung ist Wein Wolf führend im Premiumsegment und renommierter Partner von Topgastronomen, Fachhändlern und dem Lebensmittelhandel.