Wie läuft ein Projekt bei Synesty ab? (Teil 2)

Im Teil 1 haben wir darüber berichtet, wie unsere Herangehensweise an ein Projekt ist. Im Interview mit Heiko unserem Senior Manager Business Development haben wir den Weg vom allerersten Kundenkontakt, also der ersten Anfrage des Kunden bis hin zur Auftragsbestätigung verfolgt. 

Von der Auftragsbestätigung bis zur Projektabnahme.

Wie wird so ein Projekt bei Synesty umgesetzt? Das möchten wir für Sie heute einmal genauer unter die Lupe nehmen. Im zweiten Teil geht es um die Umsetzung eines Projekts bis hin zur Projektabnahme. Im Interview mit Lukas aus unserem Projektteam gehen wir dieser Sache auf den Grund.

Der Kunde hat jetzt nun das Projekt ausgelöst, wie geht es dann weiter?

Heiko:

Der Kunde muss sich jetzt einen Synesty Studio Account anlegen und unter “Mein Konto” Zahlungsdaten und Unternehmensdaten hinterlegen. In diesem Account wird dann ein Support-Nutzer für Lukas angelegt. Dann kann es losgehen. Lukas richtet mit diesem Support-Nutzer dann die Prozesse ein.

Lukas:

Ja genau, das ist dann meist der Moment, in dem das Ganze dann auf meinem Tisch landet. Erstmal muss mir der Kunde dann alle benötigten Testsysteme, Beispieldaten zur Verfügung stellen. Dann gibt es ein Projekt-Kickoff. Das bedeutet ich erarbeite mithilfe des Kunden eine detaillierte Spezifikation mit Meilensteinen. Das kann in Form eines Anrufs zum Projektstart sein oder eine Nachricht im Ticketsystem, das kommt ganz auf das Projekt an.

 

Wie können diese Meilensteine aussehen?

Mit Meilensteine sind kleine Zwischenschritten gemeint. Die detaillierte Spezifikation mit Meilensteinen ist jetzt keine lange und ausführlicher Vorab-Planung, sondern eher ein iterativer Prozess, also eine “Schritt für Schritt Planung”. Bei Synesty arbeiten wir gern in solchen kurzen Perioden, da uns diese eine hohe Flexibilität, geringere Fehlerquoten und eine schnelle Anpassung ermöglichen. Die meisten Integrationsprojekte sind durch die auszutauschenden Daten schon strukturiert. Oft geht es im E-Commerce um Artikeldaten und Auftragsdaten die von A nach und wieder zurück übertragen werden müssen. Dies sind dann die Meilensteine.

Am besten erkläre ich das Anhand eines Beispiels.

Der Kunde möchte, dass ich für Ihn Artikel von System A in System B importiere. Dazu lege ich erst einen Testartikel an. Erfahrungsgemäß tauchen hier schon die ersten Hürden beim Übertragen auf. Ich bitte den Kunden dann hier schon um eine kurze Rückmeldung, damit er mir sagen kann, ob Probleme aufgetreten sind oder alles seine Richtigkeit hat. Wenn dieser Schritt beendet ist, lege ich noch einen weiteren Testartikel an, der sich in den Merkmalen vom ersten Testartikel unterscheidet (sowas wie Einzelartikel, Variantenartikel). Der Prozess hört sich zunächst einfach an. Aber in der Regel ist es nie mit der ersten Übertragung getan, weil es immer noch Kleinigkeiten zu tun gibt. Vor allem bei komplexen Artikelarchitekturen mit vielen Varianten und Attributen steigt der Aufwand.

Wie sieht die Kommunikation mit dem Kunden innerhalb des Projektes aus?

Durch unsere kurzen Perioden stehe ich immer im engen Kontakt mit dem Kunden und melde mich nach jeden Meilenstein. Wenn beim vorangegangenen Meilenstein alles funktioniert, kann das auch manchmal einfach nur eine Benachrichtigung im Ticketsystem sein, dass ich mit dem nächsten Schritt beginne. Unsere Kommunikation mit dem Kunden läuft zum Großteil im Kundenaccount über unser Ticketsystem ab. Der Vorteil davon ist, dass zu jeder Zeit die Kommunikation dokumentiert ist und der Kunde den Ablauf des Projekts anhand der Nachrichten besser nachvollziehen kann. Es gibt aber auch manche Dinge die einfacher über das Telefon zu klären sind. Dazu gibt es dann eine Art Gesprächsprotokoll, um neu besprochene Aufgaben zu dokumentieren. Wir sind immer daran interessiert, unsere Schätzungen einzuhalten.  Dabei kommt es natürlich auch ganz darauf an, wie schnell der Kunde antwortet, damit uns das gelingt.

Wie gehst du damit um, wenn unvorhergesehene Probleme im Projekt auftreten?

Zum Glück erleben wir es sehr selten, dass bei unseren Projekten gravierende Probleme auftreten. Es gibt natürlich hier und da immer mal Dinge die man vorher einfach schwer abschätzen kann, bei denen man eine gewisse Zeit braucht, um eine gute Lösung zu finden. Das kommunizieren wir dem Kunden aber zu jeder Zeit. Schließlich ist so ein Projekt auch ein Prozess, der sich entwickeln muss. Die Herausforderung in meinem Job ist es, immer den Überblick zu behalten und sehr gewissenhaft zu sein.

Grundsätzlich versuchen wir unsere Angebote einzuhalten, aber manchmal treten auch unvorhergesehene Dinge auf, die unsere Kunden im Vorfeld nicht bedacht, oder falsch eingeschätzt haben. Dieser zusätzlich anfallende Arbeitsaufwand wird dann über die Supportleistung abgerechnet. Das handhaben wir ganz transparent, sodass der Kunde den Mehraufwand zu jeder Zeit nachvollziehen kann.

Wenn du mit den Kunden Meilensteine festlegst, dann kommen da auch Zwischentests drin vor, wie sehen diese aus?

Mit Zwischentests sind eigentlich Dinge gemeint, die der Kunde nach Erfüllung eines Meilensteins in seinem System überprüfen muss. Das lässt sich wahrscheinlich wieder besser an einem Beispiel erklären. Der Kunde möchte, dass ich für ihn Aufträge zwischen Tradebyte und Plentymarkets austausche. Zuerst muss der Kunde einen Testauftrag in Tradebyte anlegen. Wenn er das getan hat, gibt er mir Bescheid, damit ich den Testauftrag zu Plentymarkets übermitteln kann. Dazu habe ich einen Flow gebaut, der die Übermittlung des Testauftrages ausführen soll. Wenn der Flow ausgeführt wurde, muss der Kunde prüfen, ob der Testauftrag vollständig und richtig zu Plentymarkets übermittelt wurde. Und genau diese Prüfung des Kunden ist dann der Zwischentest. Der Kunde kann den Auftrag dann in seinem System bearbeiten und markiert ihn als verarbeitet. Dieser fertig bearbeitete Auftrag wird dann mithilfe meines gebauten Flows wieder abgeholt und an Tradebyte übermittelt.

Wie läuft die Projektabnahme ab und wann ist das Projekt fertig?

In dem vom Kunden angelegten Projektauftrag am Anfang des Projektes, werden Prozesse festgelegt. Für uns ist so ein Prozess in der Regel mit einem Flow gleichzusetzen. Im genannten Beispiel der Auftragsübermittlung zwischen Tradebyte und Plentymarkets wären das in der Regel zwei Prozesse und somit zwei Flows. Wenn der letzte Prozess abgewickelt und getestet ist, ist das Projekt abgeschlossen. Das kommuniziere ich dann mit dem Kunden, um herauszufinden ob es noch offene Posten für ihn gibt. Wenn das Projekt für den Kunden auch abgeschlossen ist, bekommt er ein Abnahmeprotokoll zugeschickt, welches er dann noch unterschreiben muss. Die Rechnung befindet sich dann im Account des Kunden und wird mit der hinterlegten Zahlungsart eingezogen.

Das Projekt ist damit abgeschlossen und die Prozesse laufen automatisiert.