Anbinden von Drittanbieter-Software an Shopify optimieren mit Synesty

Case Study: Wie die Shopify Agentur Eshop Guide mit Synesty zu Schnittstellen Experten geworden ist.

Anbinden von Drittanbieter-Software an Shopify optimieren mit Synesty

Die Agentur Eshop Guide

Die Agentur Eshop Guide konzentriert sich auf die technische Konfiguration von Shopify Shops. Dazu gehört auch die Anbindung von externen Systemen, die über Schnittstellen miteinander verbunden werden müssen. Um die dazugehörigen Prozesse möglichst einfach und automatisiert abzubilden, pflegen Eshop Guide und Synesty eine erfolgreiche Partnerschaft.

Vor diesen Problemen stand Eshop Guide vor der Partnerschaft mit Synesty

Bei Integrationsprojekten kann es schnell unübersichtlich und auch sehr technisch werden. Ohne Programmierkenntnisse stellen die Prozesse eine enorme Herausforderung dar. Damit die Kunden am Ende nicht den Überblick verlieren, benötigt Eshop Guide eine gute Visualisierung der Prozesse und eine Vorgehensweise, die nicht allzu technisch ist. Zudem können Shopify Anbindungen sehr zeitintensiv sein, was sich letztendlich auch wieder auf den Preis auswirkt, den der Kunde für die Leistung der Agentur zahlt.

Darum ist Synesty die Lösung

Mit Synesty lassen sich immer wiederkehrende, standardisierte Prozesse automatisiert abbilden. Die Zeitersparnis durch dieses Tool ist demnach enorm und die Anbindung zu anderen Systemen wirklich unkompliziert. Es bestehen bereits einige vorprogrammierte Anbindungen zu den gängigsten Systemen, weshalb diese durch Eshop Guide nicht eigenständig aufgesetzt werden müssen. Die Konnektoren sind schon da. Zudem kann sich die Agentur diverse Prozesse wie beispielsweise das Herstellen einer Schnittstelle aus einem Warenwirtschaftssystem zu Shopify (Import von Produktdaten und Inventar) ohne Programmierbedarf per Drag & Drop zusammenziehen. Gleiches gilt für die Automatisierung des Bestell Exportes von Shopify zu einem externen System sowie dem Synchronisieren von Kundendaten in unterschiedlichen Systemen. Neben der strukturierten Übersicht passt aber auch die partnerschaftliche Arbeitsweise von Synesty perfekt zum Mindset von Eshop Guide. Außerdem ermöglicht die Skriptsprache Freemarker die individuelle Erweiterung von komplexen Prozessen, welche durch die Agentur teilweise abgebildet werden müssen. Dokumentiert ist diese im Handbuch von Synesty. Treten dennoch Unklarheiten auf, besteht für Eshop Guide als Partneragentur von Synesty die Möglichkeit, sich über ein Forum mit anderen Nutzenden auszutauschen sowie in der Sprechstunde offene Fragen zu klären.

Der wichtigste Punkt, warum wir uns für Synesty entschieden haben, ist die einfache Handhabung und das übersichtliche Interface.

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Lisa arbeitet seit 3 Jahren als Projektmanagerin und Product Ownerin für den Expert Service bei Eshop Guide. Sie betreut die Projekte mit komplexen Schnittstellen Thematiken, die sich nur schwer über den Shopify Standard oder über diverse Apps abbilden lassen. Sie gibt uns einen Einblick in die tägliche Agenturarbeit und zeigt auf, wie einfach und intuitiv sie mit Hilfe von Synesty Schnittstellenprojekte umsetzt.

Anbinden von Drittanbieter-Software an Shopify optimieren mit Synesty

Wie die Shopify Agentur Eshop Guide mit Synesty zu einem Schnittstellen Experten geworden ist.

Die Partneragentur von Synesty hat schon viel Erfahrung mit der Cloud-Middleware zum Anbinden von Drittanbieter-Software & Automatisieren von Prozessen gesammelt. Wie ein Kundenprojekt der Agentur Eshop Guide verläuft und an welchen Stellen die von Synesty angebotene Lösung zum Einsatz kommt, hat Product Ownerin Lisa im Folgenden exemplarisch aufgezeigt.

Eine gute Vorbereitung ist alles, wenn es um komplexe Schnittstellen Projekte geht!

Der Projektbeginn.

Ein Projekt wird meist mit einem Kick-off Gespräch begonnen. In diesem Rahmen wird die gesamte Architektur des Prozesses besprochen. Welche externen Systeme sollen angebunden werden? Falls Daten auf FTP oder SFTP Servern abgelegt werden, findet eine Übermittlung der notwendigen Zugangsdaten und Ordnerstrukturen von diesem Server statt. Wichtig ist auch zu klären, in welchem Format die Daten bereitgestellt werden. Lisa gibt den Kunden dann oft schon ein paar „Hausaufgaben“ mit. Denn im allerersten Schritt braucht Eshop Guide die Definition der Daten Feldstruktur. Handelt es sich um Produktdaten, muss geklärt werden, welche Informationen aus dem externen System übermittelt werden. In der Regel sind das Informationen wie Titel, Beschreibung, Preis und Inventar. Aber auch erweiterte Produktinformationen oder technische Merkmale sind relevant, die im Frontend auf den Produktseiten angezeigt werden. Gebraucht werden diese erweiterten Informationen aber auch für die Erstellung von Kategorien im Shopify Backend oder für Filtermöglichkeiten auf der Kategorieseite. Hier gibt es von Shopify keine vorgesehenen Felder. Deshalb müssen die erweiterten Produktmerkmale, die nicht über den Shopify Standard abgebildet werden können, genau definiert werden. Hat der Kunde alle Informationen vollständig übermittelt, kann evaluiert werden, welches Synesty Paket für das Unternehmen passend ist. Es gibt insgesamt vier Pakete, die sich hauptsächlich in der Anzahl der Prozesse unterscheiden, die man abbilden kann. Entscheidend bei der Auswahl ist demnach:

  • Wie viele Anbindungen an externe Systeme hat der Kunde?
  • Was für ein Datenvolumen wird für die Prozesse benötigt?
  • Wie viele Add-ons werden für die Prozesse benötigt?

Sind diese Fragen geklärt, legt der Kunde den Synesty Account mit dem passenden Paket an.

Am Anfang fokussieren wir uns immer erst einmal auf einen Prozess.

Der Im- und Export von Produktdaten.

In diesem Fallbeispiel möchte der Kunde den Im- und Export von Kundendaten, Produktdaten und Auftragsdaten automatisieren. Eshop Guide würde dann mit den Produktdaten beginnen, weil diese die Grundlage für das Anlegen von Bestellungen sind. Sofern der Kunde die Feldbeschreibung übermittelt hat, wird im ersten Schritt ein Mapping durchgeführt. Es wird also geprüft, welche dieser Felder Shopify Standard sind und welche nicht. All das, was Standard ist, kann man in das normale Feld schreiben und alles, was kein Standard ist, wird in Metafelder gepackt. Das bedeutet auch, dass die Metafelder und ihre Namen durch Eshop Guide definiert werden müssen. Hierzu gibt es verschiedene Meta-Feldtypen. Im Fall von Shopify müssen entweder Singleline Texte, Zahlenwerte oder Prozentwerte übermittelt werden. Man kann auch Verweise auf Bilder und Dateien übergeben.

Wir haben uns für Synesty entschieden, weil die Verbindung zu Shopify schon vorprogrammiert ist.

Schnelle Connection zwischen Shopify und Synesty.

Im nächsten Schritt stellt Eshop Guide die Verbindung zu Shopify her. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche geht das schnell und unkompliziert. In Shopify wird eine Custom-App erstellt, dann bekommt man den API-Access Token und den trägt man dann in die entsprechenden Felder bei Synesty ein. Die Connection ist nun auch schon hergestellt.

Der erste Test eines Beispielexports.

Für die Tests stellt der Kunde einen beispielhaften Export mit drei bis vier Produkten bereit. Das können auch „Fake Daten“ sein, die aber die richtige Struktur aufweisen. Diese Daten würde man dann erst einmal zu Synesty schicken und anschließend so aufbereiten, dass Shopify sie versteht. Das bedeutet, das „Mapping“ (Feldzuweisung), was zuvor auf theoretischer Ebene passiert ist, wird jetzt mit Synesty in die Praxis umgesetzt. Die Daten werden demnach entweder den Shopify Feldern oder eben den Meta Feldern zugeordnet. Im Anschluss kann sich Eshop Guide noch aus verschiedenen anderen Quellen von einem Server das Inventar ziehen. Begonnen wird damit im Shopify „Devstore“. Das ist eine Testumgebung, sodass man auch hier mit Fehlern noch gut umgehen kann. Wenn die Tests dann erfolgreich waren, schiebt Eshop Guide alle Produkte in den Live - Store und konfiguriert dann gleich noch die Update Steps. Das bedeutet, wenn es Änderungen in den Produktdaten im externen System gibt, werden diese in, von der Agentur eingestellten, Intervallen an Shopify übermittelt.

Der Livegang.

Wenn die zuvor beschriebenen Prozesse abgeschlossen und alle Produkte im Shop integriert sind, wird der Prozess auch schon vor dem tatsächlichen Livegang des Shops auf automatisch umgeschaltet. Indem der ganze Prozess nun einige Male durchlaufen wird, können weitere mögliche Fehler identifiziert werden. Ist der offizielle Livegang also für April geplant, sollte der Prozess bereits etwa zwei Wochen zuvorautomatisiert laufen. Durch diesen zeitlichen Puffer können eventuelle Probleme rechtzeitig gefixt werden. Erst wenn der Prozess fehlerfrei durchlaufen wird, übergibt Eshop Guide diesen an den Kunden. Diese können den Synesty Account aufgrund der Low Code-Tools nun auch selbst betreuen. Alternativ besteht aber auch die Möglichkeit in den Expert Service von Eshop Guide überzugehen. Insbesondere dann, wenn die Prozesse sehr komplex sind, ist es hilfreich, weiterhin auf die Expertise der Agentur zurückgreifen zu können.

Das Fazit von Eshop Guide.

Bei Schnittstellenthemen handelt es sich um komplexe Prozesse, weshalb Eshop Guide gerne iterativ vorgeht. Der intuitive DIY Ansatz von Synesty ermöglicht es, diese komplexen Prozesse einfach umzusetzen. Insbesondere für Shopify weist Synesty diverse vorprogrammierte Anbindung auf, weshalb man als Dienstleister von einer enormen Zeitersparnis profitiert. Gleichzeitig können die Prozesse für den Kunden transparent und übersichtlich aufbereitet werden. Das Fazit der Shopify Agentur Eshop Guide lautet also: Shopify und Synesty hat die beste Connection!

Die Vorteile von Synesty für Eshop Guide zusammengefasst:

  • macht Integrationen sichtbar durch visuelle Bausteine
  • viele Steps für Shopify schon enthalten
  • flexibel erweiterbar durch Scripten
  • gute Dokumentation und Support
  • Synesty Community zum Austausch mit anderen Nutzenden

Sind Sie bereit, ein ähnliches Erlebnis für Ihre Mitarbeiter und Kunden zu schaffen? Verwenden Sie ebenfalls das Shopify Add-on und automatisieren Sie den Datenaustausch zwischen Shopify und externen Systemen. Sie wollen Partner von Synesty werden, um für Kunden Workflows zur Optimierung und Automatisierung, dann schreiben Sie uns.

Erstellt am July 11, 2022