Datenmanagement perfektionieren mit Synesty

Das Management von großen Datensätzen im B2B-Bereich ist herausfordernd, unflexibel, zeitintensiv und fehleranfällig. Zumindest dann, wenn die Daten noch manuell verarbeitet werden müssen. Aus diesem Grund optimiert der Marktführer für Qualitätsleuchten und -lampen, SLV, sein Datenmanagement mit Synesty. Im Rahmen dieser Case Study wurde auf Basis eines Interviews mit Gustav untersucht, inwieweit die Middleware zum Anbinden und Automatisieren von Synesty einen Erfolgsfaktor für SLV darstellt.

Die Herausforderung

Die schnelle Lieferung von individuell aufbereiteten Produktdatensätzen ist die Voraussetzung für den Erfolg als B2B Händler

Die wohl größte Herausforderung eines Onlinehändlers ist es, die Produktdaten in die eigenen Systeme zu übertragen. Dabei spielt Zeit eine entscheidende Rolle. Denn schließlich ist das Ziel von SLV, die neuen Produkte so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen und gleichzeitig so viele Händler wie möglich an das interne System anzubinden.

Bei einer Produktdaten-Tabelle mit 3280 Attributen pro Sprache ist eine manuelle Übertragung nahezu unmöglich fehlerfrei zu schaffen. Ganz abgesehen von der Arbeitszeit, die dafür aufgebracht werden müsste. Da SLV zudem viele verschiedene Händler anbindet, ändern sich die Bestandsdaten auch fortlaufend. Zudem hat jeder einzelne Händler andere Anforderungen an die Aufbereitung der Produktdaten. So sollen die Spalten zum Teil an unterschiedlichen Stellen auftauchen und die Produkt Klassifikationssysteme sind verschieden. Auch benötigen Onlinehändler andere Daten wie beispielsweise Elektriker. Während letztere ihren Kunden vorzugsweise den fertigen Katalog präsentieren, sind für den Onlinehändler gut aufbereitete Daten für SEO und überzeugende Produktbeschreibungen für die Kategorieseite entscheidend. Daher braucht es ein System, welches große Datenmengen verarbeiten kann und wo verschiedene Datenformate ausgelesen werden können. Dass die Menge an Daten stets auf dem aktuellsten Stand ist, stellt die Grundlage für den Erfolg von SLV dar.

Um diesen zu gewährleisten, hat das Unternehmen zuvor mit direkten Exporten aus deren technischen System gearbeitet. Hierbei bestand das Hauptproblem allerdings darin, dass es sich um eine starre Liste an Daten handelte, die im Nachhinein oft nicht vollständig war. Bei der Suche nach einer dynamischen Lösung, ist SLV dann auf Synesty gestoßen.

Sie stehen ebenfalls vor der Herausforderung, die Menge Ihrer Daten fehlerfrei und übersichtlich zu koordinieren? Dann kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam die für Sie perfekte Lösung zur Automatisierung Ihrer Prozesse mit Synesty.

Die Lösung

Im Interview verrät Gustav von SLV schließlich, wie sie vorangestelltes Problem mit der Middleware von Synesty lösen konnten.

Mit Synesty zum idealen Datenmanagement

Gustav ist seit knapp drei Jahren bei SLV und dort für das Anbinden und Einrichten von Kundendaten zuständig. Hierbei kann es sich beispielsweise um Produkt- oder Bestelldaten der Onlinehändler handeln. Für die B2B Kunden von SLV sind aktuelle Produkt- und Bestandsdaten schließlich essentiell. Diese werden aus einem generellen Datenpool gezogen, der als CSV ausgespielt wird. Nachdem Gustav mit dem Kunden geklärt hat, was dessen Anforderungen sind, wo man Überschneidung finden kann und wie die Daten aussen, die aus dem Warenwirtschaftssystem oder dem PIM des Online Händlers kommen, steht dank Synesty auch der Ausleitung von kundenspezifischen Daten nichts mehr im Wege.

Um dem Kunden möglichst schnell passgenaue Daten von SLV liefern zu können, werden diese schließlich vorab mit Synesty aufbereitet. Je nach Kundenwunsch entsteht dann eine individuelle Datei, die wiederum in deren System überführt werden kann. In 99 Prozent der Fälle handelt es sich um eine CSV- oder Excel-Datei. Es sind aber auch Sonderformate wie XML oder JSON möglich. Das Ausmaß dieser Tabelle ist dabei individuell. Manche Kunden benötigen lediglich eine einfache 15 Spalten Tabelle, in welcher beispielsweise lediglich Produktmaße, Preise sowie Verpackungsmaße enthalten sind. Es gibt aber auch komplexere Tabellen mit 200+ Spalten, in welchen dann eine Vielzahl an Zusatzinformationen bereitgestellt werden. Das Spektrum der Aufbereitung der Daten ist also sehr breit. Um dem gerecht zu werden, ist ein gut funktionierender Workflow ausschlaggebend.

So vervollständigt Synesty den Workflow bei SLV

In die Arbeitsprozesse im Bereich E-Commerce sind bei SLV verschiedene Systeme involviert. Am Anfang steht ein PIM (engl. Product Information Management), innerhalb dessen alle Produktdaten erfasst und gepflegt werden. Die Datei mit Rohdaten, die daraus gezogen werden kann, umfasst über 3280 Spalten. Zum Beispiel gibt es allein drei Spalten für die Spannung der Produkte, um Betriebsgeräte, Leuchten und LED Module unterscheiden zu können. Die Fülle an Daten ist für die Zwecke von SLV jedoch sehr unvorteilhaft, weshalb diese aufbereitet werden müssen. Aus diesem Grund steht an nächster Stelle Synesty.

“Mit Synesty haben wir es ganz einfach geschafft, aus 3280 Attributen eine Tabelle mit 300 ‘sauberen’ Attributen zu erstellen.”

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Um die Datensätze zu säubern, werden mit Synesty beispielsweise Felder zusammengefasst. So werden unter anderem die drei zuvor angesprochenen Felder für die Spannung in einem gebündelt. Nachdem dieser Flow für mehrere Felder ausgeführt wurde, liegen einem die Informationen in knapp 300 Attributen in vier Untertabellen und mehreren Sprachen vor. Durch geschickte Wiederverwendung und gegenseitiges Antriggern von Flows können somit Daten für verschiedene Sprachen erstellt werden. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass bestimmte Mappings nur einmal angelegt werden müssen. Man wählt quasi zu Beginn einfach nur noch aus, in welcher Sprache die Daten geliefert werden sollen.

“Durch Synesty können wir unsere Daten an einer zentralen Stelle pflegen und sparen uns damit viel wiederkehrende Arbeit.“

Dazu kommt, dass im Fall von vorzunehmenden Änderungen der Produktdaten diese nur an einer Stelle ausgebessert werden müssen. Dadurch spart man sich die Zeit für die Aktualisierung verschiedener Datensätze und vermeidet so mühsame Arbeit.

Ausleitung von Produkt- und Bestandsdaten für Kunden in 15 Minuten

Durch diese Form der Datenbündelung spart SLV bei Aufbereitungen für Kunden einiges an Zeit. Diese Daten beziehen sich nämlich auf die zuvor gemappten Datensätze. Es gibt aber auch Kunden, denen eine standardisierte Tabelle nicht reicht, weil diese unter Umständen eine eigene Warenwirtschafts Nummer benötigen oder andere Spaltenbezeichnungen in ihrem Zielsystem verwenden. In diesem Fall werden die Daten für den Kunden neu gemappt. Dieser Vorgang stellt jedoch kein Problem dar, da auch in diesem Fall für die Ausleitung auf einen sauberen Datensatz zurückgegriffen werden kann. Der individualisierte Datenexport wird dem Kunden dann entweder per Mail zugesandt oder auf dessen FTP abgelegt.

“Wir möchten möglichst viele Onlinehändler schnell anbinden und das können wir mit Synesty prima lösen”

Das Ziel der Arbeit von Gustav ist es, die Produkte von SLV möglichst schnell in den Shops der Händler gelistet zu bekommen und auf den Markt zu bringen. SLV Produkte, die ihren Markteintritt am 1.10. eines Jahres haben, dürfen unter keinen Umständen erst 3 Monate liegen, bis sie über die Onlineshops der Händler verkauft werden. Andernfalls wurde die Zeit zum Verkaufen der Produkte nicht effektiv genutzt und das Potential nicht ausgeschöpft. Dank Synesty kann Gustav besser auf individuelle Datenaufbereitungen reagieren und schafft so das unternehmensinterne Ziel.

Synesty liefert stets aktuelle Datensätze für den Webshop von SLV

Alle 3 Stunden liefert Synesty produktbezogene Daten an den Webshop von SLV. Diese kommen direkt von Akeneo, dem PIM von SLV. Durch diesen automatisierten Prozess kann vermieden werden, dass es zu einem Überverkauf von Produkten kommt. Denn dies ist sowohl für den Kunden als auch für SLV als Händler extrem ärgerlich.

Synesty kann dem entgegenwirken, indem sowohl die Produkt- als auch die Bestandsinformationen automatisch aktualisiert werden. Im Fall von SLV arbeiten dazu verschiedene Systeme miteinander:

• Workflow zur Aktualisierung von Produktinformationen im Webshop: Sharepoint → Akeneo → Synesty → Webshop
• Workflow zur Aktualisierung von Bestandsinformationen im Webshop: SAP (Direktexport) → Akeneo → Synesty → Webshop

Die Ergebnisse

Steigerung der Kunden durch Minimierung der Fehler und Arbeitszeit

Dank Synesty kann SLV sowohl für die unternehmensinternen Prozesse, als auch für die eigenen Kunden einen deutlichen Mehrwert schaffen. Folgende Add-ons von Synesty werden zur Ermöglichung dessen durch SLV genutzt:

• API Connector Tools Add-On
• E-Mail Messaging Add-On

Anstelle einer starren Liste an Produktdaten kann nun auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden eingegangen werden. Dadurch entsteht eine Nähe zum Kunden, die zuvor nicht erzeugt werden konnte.

“Durch die Integration von Synesty haben wir weniger Anfragen im Kundendienst, die nach Produktdaten bestimmter Artikel fragen.”

Die Fehlerquote bei der Übermittlung der Datensätze ist zudem gesunken und die Kunden können diese sofort in ihre Systeme überführen. Dies spiegelt sich wiederum in der Zufriedenheit der Kunden wider, was letztendlich zu einem Anstieg der angebundenen Händler an das System von SLV führt.

“Mit Synesty kann man einmal eingestellte Prozesse für andere Kunden wiederverwenden.”

Aufgrund der Automatisierung der Prozesse und dem vorgefertigten Mapping der Datensätze, kann das Unternehmen deutlich schneller mehr Onlinehändler anschließen und auf deren individuelle Bedürfnisse eingehen.

Das Fazit von SLV

Synesty komplettiert den Workflow von SLV und erleichtert dem führenden Anbieter von Licht- und Beleuchtungslösungen das Produktdatenmanagement. Die Fülle an Produkt- und Bestandsdaten würde eine manuelle Pflege übersteigen, weshalb das Unternehmen in der Automatisierung der Prozesse die Grundlage für dessen Erfolg sieht.

“Synesty erspart uns viel Arbeit und ist ein tolles Toolkit, um schnell und einfach aus großen Datensätzen das rauszuholen, was man haben will.”

Während die Ausleitung der Daten vor der Zeit mit Synesty viel Zeit gekostet hat, spart SLV diese nun mit jeder automatisierten Datenübertragung. Der langwierige Prozess einer manuellen Aufbereitung der Daten in Excel ist Geschichte. Zudem können bereits eingestellte Prozesse auch für andere Kunden wiederverwendet werden, was eine zusätzliche Zeitersparnis mit sich bringt. Die gewonnene Zeit sowie die niedrige Fehlerquote aufgrund dynamischer Datensätze ermöglicht dem Unternehmen die Maximierung der Anbindungen neuer Händler an das eigene System.

Die Vorteile von Synesty für SLV zusammengefasst:

• Der Export von Produkt- und Bestandsdatensätzen kann flexibel zusammengestellt werden, sodass man schnell auf individuelle Kundenbedürfnisse eingehen kann.-
• Die Prozesse laufen automatisiert, sodass mehr Zeit bleibt, um neue Kunden an das interne System anzubinden.-
• Die an die Kunden überlieferten Bestandsdaten sind fehlerfrei und stets aktuell.-
• Mit wenig Aufwand können Produkt- und Bestandsdaten in verschiedene Dateiformate umgewandelt werden.-
• Die Bedienung von Synesty ist einfach und der Support schnell und hilfsbereit.-

Interview zum Nachhören

Hier können Sie das komplette Interview noch einmal in Ruhe anhören:

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Über SLV

Als Unternehmen und zugleich Marke der SLV Lighting Group GmbH ist das Unternehmen ein führender Anbieter von Licht- und Beleuchtungslösungen. Seit 40 Jahren vertreibt das Unternehmen die Produkte erfolgreich und das mittlerweile in über 100 Ländern und durch 12 Tochtergesellschaften. Kunden auf der ganzen Welt spüren die Leidenschaft für Licht, die von dem global agierenden Unternehmen ausgeht. Die Zentrale liegt dabei in Übach-Palenberg bei Aachen. Auf einer Gesamtfläche von 18.500 m2 werden die Qualitätsleuchten und -lampen gelagert und international versendet.

Ihren Einsatz finden die Leuchten in Privathäusern, Hotellerien und in der Gastronomie sowie in Büros und im Gewerbe. Als starker Partner in der Elektrobranche bietet SLV seinen Kunden im B2B Bereich maßgeschneiderte, innovative Lösungen. Unter den Kunden befinden sich in der Regel Elektriker, Messebauer und Architekten. Jährlich erscheint mit dem BIG WHITE® außerdem ein imposanter Gesamtkatalog, der sich als Standardwerk der Branche etabliert hat.

Sind Sie ebenfalls auf eine fehlerfreie und schnelle Koordination von großen Datenmengen angewiesen? Dann lassen Sie uns in einem ersten Gespräch feststellen, wie Synesty Ihren Workflow vervollständigen kann.