Dank OCR Beleginhalte automatisiert erkennen und verarbeiten

Wie lange waren Sie in Summe schon damit beschäftigt, textliche Informationen aus PDF- oder Bild-Dateien manuell auszulesen und zu verarbeiten? Mit Hilfe des Klippa Add-Ons von Synesty ist eine Automatisierung aller sich wiederholender Dateneingabeaufgaben schnell und einfach möglich. Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit Hilfe von OCR kann Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht Zeit und Kosten sparen. Beispielsweise die Bereiche Kostenmanagement und Rechnungsverarbeitung profitieren von den Machine Learning Prozessen.

Was versteht man unter OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition. Dahinter steht eine Technologie, die Bilder oder Scans mit Text in digitale Texte umwandelt. Diese können anschließend verarbeitet und hinsichtlich gewünschter Informationen untersucht werden. Es ist dadurch möglich, gezielt nach Daten zu suchen und diese zu extrahieren. Zusammengefasst wird dieser Vorgang unter dem Begriff Datenerfassung. Im Anschluss daran können die extrahierten Daten problemlos in einem ERP- oder Datenbanksystem weiterverarbeitet werden. Den gesamten Prozess von der Bildübermittlung über die Erstellung digitaler Texte bis hin zu Datenverifikationen bezeichnet man als Intellegent Document Processing - kurz IDP. Und genau in diesem Verfahren ist Klappa Experte.

Wie funktioniert OCR?

Kann ein Computer wirklich schneller lesen als ich? Der beschriebene Prozess der Datenverarbeitung scheint im ersten Moment zwar komplex, dauert aber nur wenige Sekunden. Grund dafür ist der Ansatz des Machine Learning. Ein Computer betrachtet den abgebildeten Text auf einem Bild oder Scan als einzelne Formen. Diese wandelt er anschließend den jeweils am besten passenden Buchstaben um. Zwar hilft diese Digitalisierung der Texte in Bildern und Scans beim Durchsuchen der Dokumente nach Informationen, in Bezug auf Automatisierung fehlt jedoch noch ein entscheidender Schritt: die Extraktion der Daten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man dies tun kann.

Klassische Herangehensweise

Die Voraussetzung an dieser Stelle ist, dass die Dokumente entsprechend einer festgelegten Struktur aufgebaut sind und sich die jeweiligen Informationen daher immer an der gleichen Stelle befinden. Dies ist beispielsweise bei Rechnungen der Fall. Die Adressfelder befinden sich in der Regel in der linken oberen Ecke. Das System kann diesen Ort im Dokument für sich nun als “Adresse” markieren und aus den übermittelten Rechnungen stets die Adresse extrahieren. Diese Herangehensweise eignet sich insbesondere zur Verarbeitung einer großen Menge an Daten.

Einsatz von KI

Wenn Informationen nicht immer an der gleichen Stelle zu finden sind, braucht es eine flexible Herangehensweise und ein System, welches sich eigenständig auf die Suche nach den geforderten Informationen innerhalb des Dokuments macht. Möglich gemacht wird dies durch den Einsatz einer künstlichen Intelligenz (KI), welche nicht nach festgelegten Orten sucht, sondern nach Charakteristika bestimmter Informationen. Demnach kann mit Hilfe von Klippa die Rechnungsadresse auf dem eingereichten Scan oder Bild identifiziert werden, unabhängig davon, wo sich diese im Dokument befindet.

Was kann man mit Synesty und dem Klippa Add-On umsetzen?

Viele Unternehmer sind darauf angewiesen, ihr SAP, ERP oder ihren Onlineshop mit Informationen auszustatten, die sich in Bild- oder PDF-Dateien in E-Mail-Anhängen befinden. Um diese Informationen in die Systeme einzuspeisen, wird der Text händisch abgetippt und per Copy-Paste eingegeben. Dieser Prozess kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch äußerst fehleranfällig. Mit Synesty und dem Klippa Add-On lässt sich diese Fehlerquote umgehen und einen Prozess aufsetzen, den weder Sie noch Ihre Mitarbeitenden ausführen müssen. Im ersten Schritt werden die Bild- oder PDF-Dateien, die Sie beispielsweise von Ihrem Geschäftspartner per E-Mail erhalten, automatisch eingelesen. Das können beispielsweise Lieferscheine, Bestellungen oder Rechnungen sein. Im nächsten Schritt kommt das Klippa Add-On zum Einsatz. Nachdem Synesty die Inhalte übermittelt hat, kann die Klippa OCR-API automatisch die gesuchten Inhalte erkennen und extrahieren. Diese werden wiederum in Form eines Synesty Spreadsheets zurückgegeben. Im letzten Schritt können Sie die aufbereiteten Daten nun weiterverarbeiten und in das Zielsystem importieren oder als Excel-Tabelle ablegen. Ideal ist dieser Flow beispielsweise zum automatischen Einbuchen von Ware oder um Bestellungen in Ihrer Warenwirtschaft oder Onlineshop zu erzeugen.

Weitere Anwendungsbeispiele für das Klippa Add-On

Ein klassischer Anwendungsfall des Klippa Add-Ons ist das Scannen von Kassenzetteln für Cashback oder Treupunkte. Führt ein Unternehmen ein neues Produkt ein und garantiert in einem Aktionszeitraum Cashback, graut es einem bereits beim Gedanken daran, alle eingereichten Kassenzettel prüfen zu müssen. Eine automatische Datenverarbeitung erledigt diese Aufgabe wiederum innerhalb kürzester Zeit und legt noch dazu die Überweisungen an, die nun nur noch bestätigt werden müssen.

Ihre ersten Schritte mit dem Klippa Add-On von Synesty

Bevor Sie mit der Automatisierung Ihrer Dokumentenverarbeitung beginnen, sollten Sie zuerst die ideale Einsatzmöglichkeit definieren. Hierzu stellen Sie sich die Frage, was Ihr unternehmerisches Ziel ist. Wollen Sie Prozesse beschleunigen, Kosten sparen oder die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern? Haben Sie Ihren individuellen Case definiert, treten Sie gerne mit uns in Kontakt, um über die Umsetzung mit dem Klippa Add-On zu sprechen. Gemeinsam werden wir Lösungswege evaluieren, die zu Ihren Anforderungen passen. Das Ziel ist dabei stets die Automatisierung bestmöglich aufzusetzen, sodass Sie sich wieder auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und dabei gleichzeitig noch die Fehlerquote in den Prozessen sowie die Kosten reduzieren.

Was Sie noch über Klippa wissen sollten

Klippa bietet automatisierte Lösungen für die Verwaltung, Verarbeitung, Klassifizierung und Datenextraktion von Dokumenten mit Hilfe von KI. Das unternehmensinterne KI Modell wurde ausgiebig trainiert und lernt stets dazu. So ist es möglich, dass Strukturen und Daten auf den verschiedensten Dokumenten erkannt und anschließend extrahiert werden können.

Klippa kann eingesetzt werden für die Erkennung aller lateinischen Sprachen. Selbst die Umwandlung handschriftlicher Dokumente in digitale Texte ist mit Klippa möglich. Ein Limit der zu analysierenden Dokumente gibt es bei Klippa auch nicht. Das Volumen dieser kann individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Zuletzt sei gesagt, dass Klippas Dienstleistungen vollständig DSGVO-konform sind. Ihre sensiblen Daten sind also sicher und werden lediglich von ISO-zertifizierten Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Sollte sich Ihr Unternehmen nicht innerhalb der EU befinden, macht es Klippa auch möglich, einen Server in einer Region Ihrer Wahl einzurichten. Daneben besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag und Ihre Daten sowie die Ihrer Kunden werden nach der Verarbeitung vernichtet.

Kontaktieren Sie uns jetzt, wenn Sie Ihre Beleginhalte ab sofort auch automatisiert einlesen und verarbeiten möchten!